Políticas de Privacidad de Datos

1. Objetivo
Establecer lineamientos que sirvan como marco para la correcta gestión y tratamiento de los datos personales ingresados, registrados, estructurados, consultados, almacenados, conservados y eliminados a través de diversos canales de comunicación, tanto físicos como digitales propiedad de NOVAECUADOR S.A. S.A.

2. Alcance
Aplica a usuarios de nuestros servicios que acceden a nuestro sitio web, utilizan productos, e interactúan con nuestra empresa a través de los diversos medios, físicos o digitales, disponibles. De la misma manera abarca a proveedores y colaboradores que mantienen una relación con NOVAECUADOR S.A.

Antes de proporcionarnos su información personal mediante cualquiera de nuestros canales (digitales y físicos) y al utilizar nuestros sitios web, le pedimos que lea atentamente los términos relacionados con la protección de datos personales detallados en esta Política.

3. Documentos de referencia
PO – 26.4 POLÍTICA PROTECCIÓN DATOS PERSONALES

4. Definiciones
Privacidad: Según la ley de protección de datos, la privacidad es el derecho humano fundamental que permite a las personas controlar el acceso a su información personal y decidir cómo se recopila, almacena, usa y comparte.

Política

INFORMACIÓN DE CONTACTO

1. En calidad de Responsable del Tratamiento de los Datos Personales de nuestros clientes, colaboradores y proveedores, así como en calidad de Encargado de tratamiento de cara a las aseguradoras y canales, proporcionamos la siguiente información de contacto:

Elaboración: Sergio Velastegui – Subgerente Legal
Aprobación: Esteban Mosquera – Gerente Regional Finanzas y Administración
Revisión: Paulina Pilataxi – Subgerente Procesos y Mejora Continua
Aprobación: María José Durán Gerente General

● RAZÓN SOCIAL: NOVAECUADOR S.A. S.A AGENCIA ASESORA PRODUCTORA DE SEGUROS
● RUC: 1791268458001
● DIRECCIÓN: Av. República E6-573 y Eloy Alfaro, Edificio NOVA. Quito-Ecuador TELEFONO: 1800 NOVAECUADOR S.A. (668232)

QUÉ DATOS OBTENEMOS

2. NOVAECUADOR S.A., recopila información personal de distintos titulares según la relación que mantengan con nosotros como pueden ser:

● Clientes y potenciales clientes
● Proveedores de servicios (personas naturales)
● Usuario de servicios digitales y visitantes del sitio web
● Colaboradores

3. NOVAECUADOR S.A. además recopila información personal relevante que puede incluir datos sensibles y de categoría especial. Los datos recopilados se detallan a continuación:

● Identificación y contacto: Nombre, dirección, correo electrónico, teléfono, sexo, estado civil, fecha de nacimiento.
● Documentos de identificación: Cédula de identidad, pasaporte, número de registro único de contribuyentes, habilitantes, entre otros expedidos por entidades gubernamentales.
● Información financiera: Número de tarjeta de crédito o débito, detalles bancarios y métodos de pago.
● Salud: Estado de salud, condiciones médicas, historial de enfermedades, tratamientos médicos.
● Información sensible: Afiliación sindical, creencias religiosas, opiniones políticas, historial médico familiar, información genética, antecedentes penales, entre otros.
● Grabaciones telefónicas: Registro de llamadas a nuestros centros de atención y representantes.
● Preferencias de marketing y respuestas al cliente: Preferencias de comunicación, participación en promociones y encuestas voluntarias.

En caso del tratamiento de datos de menores de 15 años que acorde con la normativa vigente son datos de categoría especial, se aplicarán todas las previsiones necesarias para el tratamiento de dichos datos.

Informamos además que NOVAECUADOR S.A. no utiliza sus datos personales para tomar decisiones automatizadas que puedan afectar los derechos de los titulares.

ORIGEN DE LOS DATOS

El origen de los datos personales que recopilamos y tratamos pueden ser de tres tipos:

1. Obtenidos directamente del titular: a través de formularios web, llamadas telefónicas, plataformas digitales y otros canales de recopilación de información que manejamos a título oficial de NOVAECUADOR S.A.
2. Obtenidos de terceros: Empresas con las que trabajamos dentro de nuestra cadena de valor que envían datos a NOVAECUADOR S.A. a través de la aplicación de bases legitimadoras y consentimientos otorgados por el Titular de los datos personales.
3. Fuentes accesibles al público privadas y públicas.

BASE LEGAL PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS

El tratamiento de sus datos personales se realiza bajo las siguientes bases legales, según lo establecido en el art 7 de la LOPDP:

● Consentimiento: Cuando usted nos otorga su consentimiento claro e inequívoco para tratar sus datos para uno o varios fines específicos según esta Política de Privacidad.
● Cumplimiento de una obligación legal: Cuando el tratamiento es necesario para cumplir con una obligación legal a la que estamos sujetos como asesores productores de seguros.
● Ejecución de cláusulas contractuales: Cuando el tratamiento es indispensable para la ejecución de un contrato en el que usted es parte o para la aplicación de medidas precontractuales a petición suya.
● Interés legítimo: Cuando el tratamiento es necesario para satisfacer un interés legítimo perseguido por nuestra parte o por un tercero, siempre que sus intereses o derechos y libertades fundamentales no prevalezcan sobre dicho interés.

También se puede realizar el tratamiento de datos personales que consten en bases de datos públicas.

CONSECUENCIAS DE LA NEGATIVA A SUMINISTRAR DATOS PERSONALES

La negativa a proporcionar ciertos datos que son indispensables para las finalidades informadas en este documento puede acarrear las siguientes consecuencias:

● Imposibilidad de prestar el servicio o completar la transacción: Si los datos son necesarios para la ejecución de un contrato o la provisión de un servicio (por ejemplo: datos de contacto para una entrega, información bancaria para un pago, etc.), la falta de estos impedirá que podamos cumplir con nuestro servicio.
● Incumplimiento de obligaciones legales: En algunos casos, la ley nos exige recopilar ciertos datos. La negativa a proporcionarlos podría derivar en un incumplimiento legal, que llevaría a una imposibilidad de brindar el servicio o continuar con la relación contractual (sea esta laboral o comercial).

EFECTO DE SUMINISTRAR DATOS PERSONALES ERRÓNEOS O INEXACTOS

Es fundamental que los datos personales que nos proporcione sean veraces y exactos. El suministro de datos erróneos o inexactos puede tener las siguientes implicaciones:

● Dificultad o imposibilidad de prestar los servicios correctamente: Si la información es incorrecta (por ejemplo: dirección de envío errónea, datos de cobro erróneos, etc.), podríamos no ser capaces de entregar productos o servicios de manera eficiente o impedida totalmente.
● Errores en la comunicación: Las comunicaciones importantes (avisos, facturas) podrían no llegar a su destino.
● Inconvenientes en la gestión de sus solicitudes: La gestión de cualquier solicitud que usted realice (por ejemplo: ejercicio de derechos, atención al cliente, trámite de reclamos, etc.) podría verse retrasada o impedida.
● Responsabilidad por datos inexactos: Usted es responsable de la veracidad de los datos que nos proporciona. Nos reservamos el derecho de solicitar la rectificación de cualquier dato que consideremos erróneo o inexacto, o de eliminar su información si se comprueba su falsedad y esto afecta la prestación del servicio o el cumplimiento de la ley.

FINALIDADES DE TRATAMIENTO

Sus datos se recopilan con el objetivo de atender diversas finalidades que incluyen, pero no se limitan a:

● Comunicarnos con usted sobre el manejo y pago de su póliza, novedades, renovaciones y mejoras en el servicio actual o para la oferta de nuevos productos y servicios relacionados a los seguros que puedan ser de su interés.
● Informar sobre cambios en políticas y términos de su póliza o de los servicios relacionados.
● Intermediar su relación con terceros, entre ellos, las aseguradoras, canalés y terceros involucrados en el ciclo de vida de su póliza de seguros.
● Mejorar la calidad de nuestros servicios.
● Mantener la seguridad de la infraestructura física y digital.
● Prevenir, detectar e investigar fraudes y delitos.
● Gestionar investigaciones de mercado y encuestas por cuenta propia o de terceros, relacionadas a la prestación de nuestros servicios.
● Ofrecerle información sobre productos y servicios relacionados con su póliza de seguros, sean propios y de terceros.
● Personalizar su experiencia en nuestro sitio.

COMUNICACIÓN DE DATOS

Durante nuestras actividades de negocio, es posible que compartamos o transfiramos datos personales a nivel nacional e internacional a terceros, actuando como receptores de datos personales:

● Partes relacionadas en la prestación del servicio: Podemos recibir datos personales desde empresas (particularmente si usted gestionó la contratación de su póliza de seguro a través de una empresa tercera) y enviar datos personales a las Aseguradoras con las que mantiene una póliza.
● Empresas Prestadoras de Servicios: Estas empresas acceden a los datos personales a cargo de NOVAECUADOR S.A. para la ejecución de actividades específicas que pueden implicar tratamiento de datos personales. Todos nuestros proveedores se comprometen a utilizar la información personal exclusivamente según nuestras indicaciones para brindar el servicio solicitado.
● Aliados de negocio y filiales: Compartimos datos entre nuestros aliados de negocio, así como con empresas vinculadas, asegurando la protección adecuada de la información.
● Terceros: La compartición de datos con terceros se realiza con el consentimiento expreso del titular, conforme a lo dispuesto en esta Política de Privacidad.

En caso de ser requerido por una autoridad competente únicamente en el ejercicio de sus funciones legítimas, su información personal podrá ser puesta a disposición de estas.

TIEMPO DE CONSERVACIÓN DE DATOS

Almacenamos sus datos personales únicamente en la medida en que los necesitamos a fin de poder utilizarlos según la finalidad por la que fueron recabados, y según la base jurídica del tratamiento de conformidad con la ley aplicable.

Mantendremos su información personal mientras exista una relación contractual y/o comercial con usted, mientras exista una obligación legal para conservarla o mientras usted no ejerza su derecho de supresión o limitación del tratamiento de sus datos directamente con el Responsable de Tratamiento de Datos Personales .

TRANSFERENCIAS INTERNACIONALES

NOVAECUADOR S.A. puede alojar y procesar sus datos e información, incluidos los datos personales, en servicios alojados en nube, ubicándose en diversos lugares, principalmente en Estados Unidos. Adicionalmente, podrá compartir o recibir información con filiales de negocio que se encuentran ubicadas en otras jurisdicciones, así como de terceros proveedores que pueden operar o dar mantenimiento a ciertos servicios.

Al aceptar esta Política de Privacidad, usted reconoce y consiente expresamente la transferencia y el tratamiento de sus datos personales de esta manera. Esta transferencia o tratamiento de sus datos personales se llevará a cabo de conformidad con todas las leyes aplicables, incluida la LOPDP, su reglamento y cualquier disposición que la Autoridad de protección de datos en Ecuador emita.

Nos comprometemos a revisar que todas las transferencias internacionales de datos personales se realicen de conformidad con los principios y requisitos establecidos por la LOPDP.

MEDIDAS DE SEGURIDAD

NOVAECUADOR S.A. implementa medidas de seguridad exhaustivas diseñadas para salvaguardar contra el acceso no autorizado, la alteración, la divulgación o la destrucción de los datos personales del usuario que recopilamos y almacenamos.

Implementamos medidas técnicas y organizativas para proteger su información personal y privacidad, revisando periódicamente estas medidas para garantizar su eficacia continua. Nuestro enfoque integral incluye controles de seguridad físicos e informáticos, con énfasis en controles de acceso que limitan y gestionan la forma en que se procesa, administra y gestiona su información personal. Asimismo, nos aseguramos de que nuestros colaboradores estén debidamente capacitados para salvaguardar su información personal.

Le recordamos tomar todas las precauciones posibles al utilizar nuestra Página Web. A modo de recomendación mínima, le aconsejamos asegurarse de utilizar un navegador seguro mientras está conectado a Internet.

DERECHOS DE PROTECCIÓN DE DATOS QUE PUEDE EJERCER

El titular puede ejercer sus derechos de acceso, eliminación, limitación del tratamiento, oposición, portabilidad de sus datos personales y/o revoque su consentimiento, dependiendo de su aplicabilidad, mediante una comunicación dirigida a NOVAECUADOR S.A. a través de los canales vigentes (telefónicos y WhatsApp) o visitando nuestras oficinas a nivel nacional, conforme a los plazos dispuestos en la normativa vigente.

6. Disposiciones generales

● Cualquier cambio o excepción a la política deberá ser autorizada por la Gerencia General de NOVAECUADOR S.A.
● Todo incumplimiento a lo indicado en la presente política será sancionado de acuerdo con lo estipulado en el Capítulo XII, artículos 60 – 68 del Reglamento Interno de Trabajo de Ecuador y lo estipulado en los Reglamentos Internos de Trabajo de las compañías subsidiarias, aplicando el artículo que corresponda.
● Cuando realicemos algún cambio sustancial en esta política, informaremos a los titulares por correo electrónico, mediante un aviso en las páginas oficiales de la empresa o a través de otro mecanismo exigido por la Ley. Los cambios entrarán en vigor desde el día que se publiquen. El usuario puede ponerse en contacto con NOVAECUADOR S.A. por correo electrónico y a través de los mecanismos establecidos en este documento, en caso de dudas o inquietudes.
● En la medida en que lo permita la Ley aplicable, si el titular sigue utilizando los Productos y Servicios tras la fecha de entrada en vigor de algún cambio, el acceso y/o el uso por parte del titular se considerará una aceptación de (y una aceptación de cumplir y vincularse a) la Política de privacidad revisada.